Проведение вебинара: от подготовки до завершения

В этой статье мы подробно разберем все аспекты подготовки вебинара и его проведения. Немного затронем теории, расскажем о видах трансляций и о том, как это влияет на выбор платформы для проведения онлайн-мероприятия. Большая часть освещенных моментов взята из личного опыта в проведении и организации вебинаров. Забегая немного вперед, хочется сказать: «Не все так сложно, как может показаться».

Виды вебинаров

Как правило, вебинары проводят с четкой целью — собрать базу потенциальных клиентов или партнеров, прорекламировать услугу или товар, повысить лояльность аудитории к компании или организации. Следовательно, тут действует следующая логическая цепочка: кто-то посетил мероприятие → ему понравился спикер → заинтересовал материал → через некоторое время будет совершена покупка консультации или услуги. Поэтому для правильной подготовки необходимо выделить цель вебинара и определиться с его видом:

Теперь стоит разобраться в количестве уроков для разных видов онлайн-трансляций. К примеру, если это бесплатный обучающий вебинар, то можно организовать один урок или серию из 2-7 встреч. Если же это бесплатный продающий вебинар, то количество эфиров не должно превышать 1-2-х. А если планируется серия платных обучающих вебинаров, то количество трансляций напрямую будет зависеть от материала.

В этой схеме соблюдается довольно простая логика. Пока аудитория холодная и не знакома с вами или вашим товаром, продавать ей что-либо будет бесполезно. Никто не готов отдавать свои деньги за едва знакомый продукт, о котором пока ничего не известно. Потенциальному клиенту надо время на формирование своего мнения и лояльности по отношению к представляемой компании или организации.

Поэтому в самом начале важно рассказать немного о себе, дать базовую информацию в понятном для зрителя формате. Если это уместно, то ее можно преподнести в развлекательном ключе. Когда человек расслаблен, ему проще воспринимать оратора и проникнуться к нему доверием. Только преодолев порог знакомства и вовлечения, стоит переходить к непосредственным продажам.

Организовывая вебинар, всегда стоит помнить об избирательности аудитории. В последнее время она пресытилась сотнями различных курсов, марафонов, чек-листов и гайдов. Люди не готовы тратить свое время впустую и им крайне важно найти именно то онлайн-мероприятие, которое поможет решить их главную боль и подтолкнет в личностном развитии.

Выбор темы

Вебинар начинается с выбора темы, она определяет целевую аудиторию и служит направляющей для наполнения урока. При выборе темы стоит руководствоваться потребностями и проблемами своей целевой аудитории. Для этого достаточно открыть поисковик и написать одно-два ключевых слова. Ниже Яндекс сам предложит похожие запросы. К примеру, при формировании темы по созданию сайтов вы ориентируетесь на дизайнеров, тогда название «10 главных ошибок в пользовательском интерфейсе, о которых вы не подозревали» будет лучше, чем «Что делать, если сайт не нравится заказчику».

Какая разница между двумя этими темами? Во-первых, первая тема будет четко отвечать поставленным целям и задачам. Потенциальный участник сразу поймет, что на вебинаре ему расскажут о 10 ключевых моментах, помогающих сделать сайт лучше. А вот во втором случае он может получить “кота в мешке”. Тут либо будет поднят вопрос о работе с клиентами, либо что-то другое. Во-вторых, первая тема звучит новее, ее не так часто используют. В-третьих, первая тема будет больше отвечать запросам целевой аудитории. Ведь гораздо полезнее узнать о том, как действительно сделать сайт лучше, чем о том, как бороться с клиентом. Ведь задача дизайнера, как профессионала, создать качественный продукт, а вот мнение клиента в этой области достаточно субъективно. Хотя и не менее значимо. В-четвертых, тема обязательно должна быть интересна самому спикеру.

Предварительная подготовка и выбор площадки для проведения вебинара

Серьезно задуматься о подготовке стоит за неделю или две до начала эфира. Планировать все за пол года точно не стоит. За это время аудитория, которая успеет зарегистрироваться, остынет и забудет о вебинаре. Разумеется, на почту будут приходить письма-напоминания, но они вызовут только раздражение. А вот начать все за пару недель — отличный план. За этот короткий срок сложно забыть о намеченном уроке. Да и будет время перестроить свои планы так, чтобы успеть посмотреть трансляцию.

Какие есть площадки для трансляций? Сейчас их существует достаточно много: прямой эфир в Instagram, трансляция в Вконтакте, Facebook или на YouTube, эфиры через Zoom. У каждого из них есть свои плюсы и минусы. Используя трансляцию в Instagram, Вконтакте или Facebook, сложно добавить презентацию. Зрители будут просто смотреть на спикера, а это не очень интересно. С другой стороны, это удобно, ведь для начала практически ничего не требуется настраивать. Поставил камеру, выставил свет, проверил звук и нажал на кнопку «Начать прямой эфир». На YouTube или в Zoom легко добавить презентацию + окно с лицом спикера. Однако для старта придется скачать необходимые сервисы и предварительно все настроить. Отдельно стоит отметить, что в Zoom существуют бесплатный и платный тарифы.

Ниже мы приведем ресурсы, которыми мы лично пользовались для проведения обучающих вебинаров и расскажем об особенностях их настройки.

YouTube

В самом начале стоит настроить программу для кодирования потока — OBS. Для этого перейдите на официальный сайт сервиса и скачайте установочный файл. Программа бесплатная и в ней есть все необходимые параметры для запуска эфира в YouTube. Стоит отметить, что OBS автоматически подтягивает настройки вашего компьютера. Поэтому вам достаточно будет сделать несколько простых шагов и не переживать из-за качества звука. Если же вам что-то не понравится, то всегда можно дополнительно изменить параметры звука.

Настройка передачи данных из OBS Studio на Youtube:

После входа в OBS добавьте новую сцену. Для этого нажмите на + в левом нижнем окне и задайте название для сцены. Затем нажмите на кнопку «Ок».

Далее нажмите на + в поле «Источники» и в списке выберите «Захват экрана».

В двух новых окнах нажмите на кнопку «Ок», не меняя настроек.

Теперь пользователи смогут видеть демонстрацию экрана и слышать то, что вы говорите в микрофон.

Если вам необходимо добавить заставку для главного экрана, без захвата звука, то некоторые настройки следует изменить.

Для начала создайте новую сцену и укажите источник «Изображение».

После этого в новом модальном окне нажмите на кнопку «Обзор» и выберите фотографию с компьютера. Она обязательно должна совпадать по размерам с разрешением вашего экрана. Дальше нажмите на кнопку «Ок».

Загрузив изображение, отключите звук в нужной сцене. Стоит отметить, что он по умолчанию отключится и в предыдущей сцене, поэтому там звук надо будет добавить дополнительно.

Для этого возвращаемся в недавно созданную сцену и добавляем еще один «Источник» → «Захват входного аудиопотока».

В новом модальном окне нажмите на кнопку «Ок».

Затем вы сможете выбрать нужное устройство из списка и сохранить изменения.

После этого в сцене появится два микшера, один будет выключен, а второй будет отвечать за звук микрофона.

В OBS можно добавить презентацию и трансляцию с камеры, чтобы вебинар проходил в привычном для зрителей формате. После настройки всех нужных сцен, надо перейти на YouTube канал.

Создание трансляции на YouTube канале:

Зайдите на свой YouTube канал и нажмите на изображение камеры с плюсом. Выберите в выпадающем меню пункт «Начать трансляцию».

Если вы уже когда-то создавали трансляции, то YouTube предложит использовать старые настройки. В этом случае лучше всего задать новые параметры, чтобы ничего не упустить из виду.

В открывшемся модальном окне укажите название вебинара, выберите тип доступа, добавьте описание для видео, выберите направление, укажите дату проведения и загрузите фотографию для заставки. После этого отметьте свою аудиторию и нажмите на кнопку «Создать трансляцию».

После перехода в студию промотайте ползунок вниз и поставьте галочку в пункте «Наименьшая задержка».

Для редактирования настроек или для добавления тегов нажмите на кнопку «Изменить».

Итак, это уже финишная прямая! Осталось буквально пара кликов и все будет настроено.

Вернитесь в OBS и зайдите в раздел «Настройки».

Перейдите во вкладку «Вещание» и выберите значение «YouTube - RTPM» или «Настраиваемый».

Затем заполните поля «Сервер» и «Ключ потока», нажмите на кнопку «Ок».

Все нужные данные легко найти в студии на YouTube.

Поздравляем трансляция настроена! Осталось ее запустить и провести вебинар.

Чтобы начать эфир требуется зайти в OBS и нажать на кнопку «Запустить трансляцию». Затем вернуться в студию и нажать на кнопку «Начать эфир». Иногда эта кнопка не сразу становится активной, в такой ситуации достаточно обновить вкладку в баузере.

Для проверки качества трансляции и просмотра вопросов от пользователей, необходимо зайти на YouTube в качестве зрителя. Для этого нажмите на стрелочку в правом верхнем углу и перейдите по ссылке.

Чтобы вам не мешал отголосок собственного голоса отключите звук во вкладке. Для этого нажмите правой кнопкой мыши на вкладку и выберите в меню пункт «Отключить звук на сайте».

Когда трансляция запустится, под окном с видео появится соответствующая надпись, а с правой стороны можно будет смотреть вопросы и переписываться в чате.

Для завершения эфира вернитесь в студию и нажмите на кнопку «Завершить трансляцию» → «Завершить».

Затем зайдите в OBS и нажмите на кнопку «Остановить запись».

Запись вебинара автоматически сохраняется на вашем YouTube канале. Как только она обработается, можно будет изменить описание под видео или обрезать его в редакторе. Если возникла необходимость сохранить запись на компьютере, то ее можно скачать с помощью вспомогательного сервиса прямо с YouTube или же в перед началом трансляции в OBS нажать на кнопку «Начать запись».

В настройках программы для кодирования потока настраиваются горячие клавиши для старта и завершения трансляции, а также для активации других полезных функций. Поэтому подготовку к вебинару стоит начать заранее, чтобы предварительно все протестировать. Запустить тестовый эфир и визуально запомнить расположение самых ходовых разделов с настройками.

ZOOM

При работе с Zoom вам не понадобится скачивать дополнительные сервисы. Однако у этой платформы есть свой нюанс, бесплатно можно проводить только вебинары до 40 минут. Если потребуется организовать эфир с большей продолжительностью, то надо будет оплатить подписку.

Чтобы начать работу, перейдите на официальный сайт сервиса и скачайте установочный файл. Загрузите его на компьютер, а затем пройдите регистрацию. После этого нажмите на кнопку «Запланировать».

В новом окне напишите название вебинара, укажите начало эфира и его окончание. Активируйте показ видео для себя и отключите эту возможность для участников. Проверьте другие настройки и нажмите на кнопку «Сохранить».

Дальше вы сможете скопировать ссылку на приглашение для отправки его участникам.

После закрытия этого окна, конференцию можно будет найти в разделе «Конференции».

При выступлении нескольких спикеров до начала трансляции стоит протестировать работу звука у участников. В настройках легко отключить работу микрофона для всех пользователей и вручную включить его только для докладчиков. После проверки трансляцию можно временно завершить. Для этого нажмите на кнопку «Завершить» → «Выйти из конференции». Только не перепутайте пункты, при нажатии на «Завершить конференцию для всех» она перейдет в статус «Состоявшихся» и зайти в нее повторно не выйдет.

В Zoom быстро включается запись вебинара и демонстрация экрана. Помимо этого в нем есть чат для общения и можно присылать реакции. В целом, этот сервис достаточно удобный для проведения трансляций.

Подготовка презентации

Презентация — это всегда ваш помощник. Она помогает удержать внимание зрителей, сделать выступление более ярким и запоминающимся. А главное, в ней отражены самые важные тезисы из всего урока. Поэтому даже пропустив небольшой кусок эфира участник всегда сможет вернуться к презентации и заполнить пробелы. Кроме того, ее можно присылать после вебинара и повысить тем самым вовлеченность.

Чтобы презентация была максимально эффективной, стоит придерживаться некоторых правил: на слайдах пропишите только тезисы, не пытайтесь там разместить весь текст выступления, не перегружайте слайды информацией и добавляйте в них яркие изображения, если вы решили разместить график, то сделайте его понятным для зрителей. Любой текст, фотографии и заголовки обязательно выровняйте по краю. Воспринимать пляшущие абзацы достаточно трудно.

Стоит понимать, что презентация подойдет далеко не для всех выступлений. Попробуйте подробно разобрать свой материал и понять действительно ли требуется что-то дополнительного готовить? Так, рассказывая про принцип работы контекстной рекламы лучше всего создать презентацию. В нее включить примеры рекламных кампаний, скриншоты специальных сервисов и выделить текстом главное. А вот поднимая тему о любви к себе, можно ничего не готовить.

Тестирование оборудования и настройка на выступление

Даже проводя вебинар в сотый раз, перед его началом необходимо все проверить. Посмотреть скорость интернета и стабильность соединения, настроить звук для себя и в микрофоне, узнать работает ли веб-камера, протестировать эти же настройки у приглашенного спикера, при необходимости выставить свет, подготовить интерактивную доску для дополнительных записей, открыть презентацию и посмотреть корректно ли она отражается.

Пожалуй, выступать всегда очень волнительно. Порой даже телеведущие могут волноваться перед ответственным эфиром как в первый раз. Поэтому на прямую трансляцию себя стоит настроить. В первую очередь, не забывайте — все мы люди, все мы совершаем ошибки. В этом нет ничего страшного или критичного. Если у вас есть возможность, то попросите коллегу или знакомого подстраховать себя на случай технических проблем. Помня о человеке на подхвате, вам всегда будет спокойнее. Никогда не выступайте экспромтом, любая речь должна быть заранее подготовлена. Не лишним будет продумать предварительно какие вопросы могут задать зрители. Это поможет не растеряться в нужный момент.

Коммуникация после вебинара

Работа после самого вебинара еще не заканчивается. Чтобы сделать из участников заинтересованную аудиторию, так сказать перевести их в “теплых клиентов” стоит с ними общаться:

• Пришлите запись вебинара и презентацию с выступления. Позаботьтесь о своей аудитории и предоставьте ей возможность повторно ознакомиться в вебинаром. Пользователю достаточно трудно долго концентрировать свое внимание на чем-то одном, поэтому лучше если он будет усваивать материал удобном для него формате.
• Соберите обратную связь. Письмо с записью вебинара — отличный предлог для сбора дополнительной информации. Тут можно помочь себе и угодить будущим участникам. Вопросы могут быть как о выступлении самого спикера, чего не хватило в подаче, так и о том, какие темы поднять в следующий раз.
• Предложите бонус или приглашение на новый вебинар. Скидка после эфира позволит расположить к себе слушателя. Вроде мелочь, возможно, что ей даже не воспользуются, но она может многое сказать. Если вы пока не готовы с ходу давать бонусы, тогда не лишним будет пригласить на новый вебинар по схожей теме. Такое приглашение гарантирует положительный настрой у будущих зрителей.

Итак, подготовка к вебинару окончена! Осталось провести эфир и совершенствовать свою манеру подачи материала. А главное, это не так страшно и сложно как кажется. Хотя готовиться к трансляции стоит заранее, суммарно все действия займут не больше пары рабочих дней: от 15 минут до часа настройка трансляции и еще несколько часов на проработку презентации. И помните, чем больше у вас будет опыта, тем быстрее все будет проходить.